E-Rechnung - Was wird sich ändern?

Die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen entwickeln sich weiter.

Zusammenfassung

Rechtliche Definition

Seit dem 1.1.2025 liegt eine E-Rechnung nur vor, wenn sie

· in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird,

· elektronisch übermittelt und empfangen wird und

· eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen entwickeln sich weiter:

· Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen versenden.

· Für Unternehmen mit geringerem Umsatz folgt die Verpflichtung ab dem 01.01.2028.

Bereits seit dem 01.01.2025 gilt für alle Unternehmen die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Mit der kommenden Versandpflicht wird der Anteil elektronischer Rechnungen im Umlauf deutlich steigen — und damit auch die Relevanz effizienter digitaler Prozesse.

Zusätzlich gilt, dass Unternehmer zu einem späteren Zeitpunkt, neben der Einführung der E-Rechnung, transaktionsbezogene Meldungen von B2B-Umsätzen an ein bundeseinheitliches elektronisches Meldesystem der Verwaltung melden müssen.

I Was ist die E-Rechnung

Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XML nach EN 16931), die so ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass sie automatisiert elektronisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF oder Papier zählt seit 2025 nicht mehr als E‑Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“.

Die deutsche Definition im UStG knüpft an die europäische Norm EN 16931 an, die ein XML-basiertes Datenformat mit klaren Feldern (z.B. Rechnungsempfänger, Steuersätze, Beträge) vorgibt.

Anwendungsbereich und Pflicht

Die E-Rechnung ist im Wesentlichen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) relevant. Nicht betroffen sind u.a.:

· Rechnungen an Endverbraucher (B2C),

· viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z.B. bestimmte Finanzdienstleistungen, steuerfreie Vermietung). Parallel dazu besteht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) bereits seit 2020 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auf Basis der E-Rechnungsverordnung des Bundes (Bundesbehörden nur mit E-Rechnung, typischerweise XRechnung).

Merke | E-Rechnung wird der neue Standard. Hierbei findet eine sukzessive Umstellung auf alle Unternehmer statt. Die heutige Papierrechnung oder PDF-Rechnung wird dann als „sonstige Rechnung“ bewertet und kann unter Umstände nicht mehr akzeptiert werden.

II Wie funktioniert die E-Rechnung

Formate (XRechnung, ZUGFeRD, UBL/CII)

Eine E-Rechnung liegt vor, wenn das Format die Anforderungen der EN-16931 erfüllt. In der Praxis sind verbreitet:

· XRechnung (CII/UBL-basiertes XML-Format, Standard u.a. für B2G in Deutschland.

· ZUGFeRD in neuen Versionen mit voll EN-16931-konformem strukturiertem XML-Teil,

· andere EN-16931-konforme XML-Formate (UBL, CII).

Ein Beispiel: Bei XRechnung liegen alle Pflichtangaben (Leistender, Leistungsempfänger, Rechnungsnummer, Datum, Steuerbeträge, Positionen etc.) als klar abgegrenzte XML-Felder vor, die Buchhaltungssysteme direkt einlesen können.

Die ZUGFeRD und die XRechnung sind hybride Formate. Das heißt, dass diese aus einer PDF-Datei, die von Menschen gelesen werden kann und einer XML-Datei besteht die maschinenlesbar ist.

Sofern Sie E-Rechnungen an Endverbraucher stellen möchten (B2C) unterliegt dieses einem Zustimmungserfordernis. Lediglich die Rechnungen im B2B Bereich, unterliegt keiner Zustimmungserfordernis. Das generelle Zustimmungserfordernis gilt nur für die Ausstellung der Rechnung nicht für den Empfang.

III E-Rechnungspflichten für Sie

Wer bekommt eine E-Rechnung?

· Eine E-Rechnung (für B2B) ist innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung zwingend (nach § 14 (2) S. 2 Nr. 1 UStG) auszustellen, sofern sowohl der leistende Unternehmer als auch der empfangende Unternehmer im Inland (oder die nach § 1 (3) UStG bezeichneten Gebiete) ansässig ist.

· Ferner ist eine E-Rechnung an eine Körperschaft (auch wenn diese nicht Unternehmer ist) auszustellen sowie für steuerpflichtige Werklieferung und sonstige Leistungen im Zusammen mit einem Grundstück an andere Empfänger (§ 14 (2) S. 2 Nr. 3 UStG). · Für Kleinstbetragsrechnungen nach § 33 UStDV (nach derzeitigem Stand bis 250€) ist die Verpflichtung zur E-Rechnung nicht gegeben, wird aber empfohlen.

Zeitlicher Anwendungsbereich

1. Für in dem Zeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2026 ausgeführte Umsätze kann nach § 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG die Rechnung weiterhin in Papierform oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.

2. Im Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2027 dürfen nach § 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG Unternehmen, deren Gesamtumsatz iSd § 19 Abs. 2 UStG im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, die Rechnung weiterhin in Papierform oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format übermitteln.

3. Für in dem Zeitraum 01.01.2026 bis 31.12.2027 ausgeführte Umsätze bei Abrechnung bis zum 31.12.2027 ist nach § 27 Abs. 39 Nr. 3 UStG die Nutzung des EDI-Verfahrens weiterhin zulässig.

4. Ab dem Kalenderjahr 2028 gelten keine Übergangsregelungen mehr. Die Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung sind zwingend anzuwenden.

Wir empfehlen als Mandant/innen von uns das E-Rechnungsportal der DATEV zu nutzen.

Hier können Sie die E-Rechnung nach gesetzlich vorgeschrieben Formaten empfangen und nutzen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit die E-Rechnung herunterzuladen und in DAETV Unternehmen Online für die Buchhaltung bereitzustellen.

Es gibt auch Drittanbieterlösungen, welche wir aber nicht selbst geprüft haben und deswegen keine Empfehlung aussprechen können.

Ist eine fehlerhaft gestellte Rechnung schädlich für meinen Vorsteuerabzug?

Noch nicht final geklärt ist, ob der Vorsteuerabzug in Deutschland vom Erhalt einer E-Rechnung abhängig wird. Das Vorsteuerabzugsrecht in § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG besteht nur dann, wenn dem (inländischen) Unternehmen eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegt.

Der Vorsteuerabzug ist daher tatbestandlich an eine korrekte Rechnung geknüpft. Die Finanzverwaltung wird hier wohl einen profiskalischen und daher strengen Maßstab anlegen. Es erscheint wahrscheinlich, dass bei nicht korrekt bzw. gar nicht ausgestellten E-Rechnungen der Vorsteuerabzug versagt wird. Vor dem Hintergrund einer EuGH-Rechtsprechung, die zunehmend formalistischen Anforderungen weniger Gewicht beimisst, dürfte ein Versagen des Vorsteuerabzugs bei mangelnder Umsetzung der E-Rechnungspflicht sicherlich eine überzogene Konsequenz sein. Bevor diese Frage jedoch nicht final und rechtssicher geklärt ist, sollte jedes inländische Unternehmen darauf achten, dass von im Inland ansässigen Unternehmern auch E-Rechnungen empfangen werden und ggf. eine Rechnungskorrektur verlangen. Sollten die Leistungsempfänger kein Risiko eingehen wollen, müssten sie daher entsprechende Prozesse einrichten, die prüfen, ob das richtige Rechnungsformat verwendet wurde.

Prüfung Ihrer persönlichen Situation

Wir prüfen gerne gemeinsam mit Ihnen Ihre individuelle Situation und Verpflichtung zur Erstellung und Etablierung der E-Rechnungspflicht. Kommen Sie dafür gerne auf uns zu!